文フリ福岡事務局はボランティアです。
お金は一銭も出ません。
むしろ飛びます。ですから、みんな「本業」をもっております。
本業がおろそかになるようでは、持続できなくなります。
そこで「誰もが自分のできる範囲で、やれることをやる」のが基本方針となります。
ですが、それだと、お互い連携がとれませんよね。
そんなとき、どうするのか。そうです。
Webを使うんです。
びばIT革命です。
ただ、この手のものに慣れている人もいれば、慣れていない人もいるでしょう。
そこで、これまでとはちょっと毛色の違う話をしていきます。
文フリ福岡がお世話になっているWeb上でのサービスを紹介致します。
分かりやすさ優先で書いています。
説明の正確性は少々自信がありません。
間違いに気づいた方はコメントして頂けると幸いです。
また、実際に使う場合にはそれぞれのサービスをよく調べた方が良いと思います。
あくまで、「こういうものを使ってるんだな」と思って頂くためのお話です。
【 議題提案：Cybozu Live】
何をするにしても色んな事前準備が必要になります。
会議をするにしてもある程度、議題を決めておかなければなりません。
何かの担当者はその進捗を報告する必要があるでしょう。
掲示板機能やToDoリスト、カレンダーを共有できる機能があると便利です。
そこでCybozu Liveというウェブサービスを利用しています。
使い方の詳細については、また別の機会でご紹介させていただきます。
ボランティア的な活動をすることが多いので、個人的にかなりお世話になっています。
メールアドレス、Facebookアカウント、twitterアカウントで登録することができます。
【資料保管：DropBox】
イベントの準備を進めていると、いろんな資料が溜まっていきます。
例えば企画書や議事録、記録動画像資料など様々です。
これらのデータがバラバラに保存されていると困ってしまいます。
そこで利用するのがDropBoxです。
これは僕のイメージですが、
①ネット上の自分用のロッカーを作ってくれて、資料を保存することができる
②パソコンの中に、そのロッカーの入り口を作るアプリがある。
③このロッカーの入り口から、パソコンに自動的にデータを入れておいてくれる
④その上、ロッカーには仕切りがあって、一部を他の人と共有できる
という機能を持っています。
この④の共有機能を使って作成中のデータのやりとりをしています。
作成が終わって保存しておきたいデータの場合は、先ほどのCybozuに保存しています。
【会議：Skype、LINE】
作成したデータのやり取りだけではなく、会議をしなければならなかったり、ちょっとした事柄であれば電話などをしたりする必要がでてきます。
これをサポートしてくれるサービスがSkypeやLINEです。
音声通話やチャットなどができるツールです。
既に書きましたが、文フリ福岡では色んなメンバーがいます。
そのため、定例会議にいつでも参加できるわけではありません。
それに、会議の場所を探すのでも大変ですしね。
そこで、複数人で会議をする際にはSkypeを利用しています。
参考資料を新たに添付することもSkypeであれば簡単にできますからね。
若い方ならLINEの方が使い慣れているかと思います。
文フリ福岡でもちょっとした連絡事項に関しては、LINEを利用しています。
また、これらの他にも類似のアプリは色々あります。
この辺りはそれぞれのアプリが持っている機能に合わせた使い分けですね。
【資料作成：Google Drive】
普通に資料を作る際には、Dropboxで保管・共有すれば良いでしょう。
しかし、みんなで同時に編集作業を行った方が良い場合があります。
Google Driveであれば複数の人が同時に同じ資料を作成することができます。
Google ドライブ - 写真やドキュメントなど、ファイルのクラウド ストレージとバックアップ
例えば、複数人で思いついたらすぐに書き込む方が楽なこともあります。
このときに誰かが編集していてもストレス無く編集することができるのがGoogleDriveです。
またイメージ的なお話をしますと、インターネット上に自分たち用のノートが置いてあるような感じです。
学校で一冊のノートを囲んで落書きをするようなノリで、このGoogle Driveのノートに複数の人が同時に書き込んだりすることができます。
イベントをやる際には「人を集めなければならない」という課題がつきまといます。
広告を出す、チラシを配布する、ポスターを掲示するといった他にも、現在ではSNSを利用する、という方法もあります。
その代表格にあたるのがtwitterやFacebookです。
Facebook - フェイスブック - ログイン (日本語)
文フリ福岡ではtwitterを利用して、近況報告などを行っています。
最後になりますが……
今回ご紹介しましたウェブサービスは全てスマートフォン用のアプリがあります。
利用登録をしつつ、スマホアプリもダウンロードしておくと、色々と捗ります。
(文責・副代表)
