「文フリ福岡の作り方」番外②　ウェブサービスの使い方(2)　Cybozu Liveのトピック

ウェブサービスについて前回もちょっとだけご紹介しました。
今回はCybozu Liveについて、もう少しご説明していこうかと思います。
そもそも、このCybozu Liveは「グループウェア」と呼ばれるサービスで、組織内での情報共有のためのものです。
Cybozu Liveは無料でこのサービスを行っており、「初心者でも使いやすい」という長所があるように思えます(あくまで個人の感想であり、客観的な証拠はありません。ただの僕の好みです)。
今回は、このサービスを文フリ福岡ではどのように使っているのかをご説明しようと思います。

【掲示板】
一番良く使うのが「掲示板」です。ここで話し合いをちょっとだけしたり(メインは会議で話し合いながら行います)、議題を提起したり、進行状況の具体的な報告を行います。↓のような画面です

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ここでは、「トピック」*1を自分たちで作って、それぞれのトピックに沿った形で議論をしていきます。

しかし、放っておくとトピックが乱立して見難くなります。そこで「カテゴリ」の出番です。カテゴリを準備しておくと、それぞれのトピックを確認しやすくなります。↓のような感じです。

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このピンクで囲っているところがカテゴリの部分です。文フリ福岡では「会計」「事務」「広報」「企画」「地方」というカテゴリを作成しています。このそれぞれのカテゴリの中にそれぞれのトピックが分類整理されているような形になります。緑色で囲った部分は、広報のカテゴリに分類されているそれぞれのトピックです。現段階で5トピックあります*2。

……未分類にカテゴリされているトピックが1つだけありますね。気にしないでください*3。

さて、いかがでしたでしょうか？雰囲気がつかめていれば良いのですが……。大雑把に言えば、

①話題ごとにトピックを立てる
②メンバーはそこで議論をしたり、次の会議の議題を提起したりしている
③カテゴリを作って、各トピックを整理する

という風に使っています。

Cybozuについては一旦この辺で終わりにしたいと思います。いろんなウェブサイトで使い方の説明もありますし。ウェブサービスは様々な目的を達成するための道具・手段ですが、その使い方は人それぞれ、集団それぞれです。「文フリ福岡事務局はこういう目的で、こう使っている」というのが伝われば、これまで使っていなかった人にも「自分たちの目的の場合、どうやってCybozu Liveｗを使うのが適切なのか」についての考えるヒントになるんじゃないかと思っています。

(文責・副代表)